Często zadawane pytania

1. Jak mogę sprawdzić stan magazynowy materiału w systemie?

   Stan magazynowy materiału sprawdzisz w sekcji “Magazyn -> Lista”, gdzie widoczne są informacje o dostępnej ilości, żądanej ilości oraz stanie minimalnym ustawionym dla danego rodzaju towaru.

2. Jak mogę określić interwał serwisowy dla sprzętu?

   Interwał serwisowy dla sprzętu możesz określić podczas dodawania nowego sprzętu w sekcji “Sprzęt -> Lista”. Do wyboru masz dwie możliwości: serwis na podstawie odczytów licznika oraz serwis w oparciu o czas.

3. Czy mogę importować listę zasobów do systemu?

   Tak, nie musisz wpisywać ręcznie do systemu każdego sprzętu i materiału. Możesz wgrać odpowiednio przygotowany plik z bazą danych zawierającą zasoby firmy, w sposób opisany tutaj.

4. Co to jest “stan minimalny magazynu”?

   Jest to wartość określająca ilość, która powinna być zawsze dostępna w magazynie jako tzw. “bufor zapasowy”. Jeżeli ilość materiału spadnie poniżej ustawionej wartości minimalnej, rekord zostanie oznaczony na liście kolorem czerwonym.

5. Jak mogę kontrolować terminy serwisu dla sprzętu?

   Sprzęt dla którego został przekroczony interwał serwisowy, określony podczas dodawania go na listę wyposażenia, zostanie oznaczony na liście kolorem czerwonym.

6. Czy system umożliwia przesłanie zapytania ofertowego do dostawcy w formie elektronicznej?

   Tak, zapytanie ofertowe może być przesłane do dostawcy jako e-mail, jeżeli adres ten został dodany do jego kontaktu w systemie. Wystarczy w podglądzie rekordu zapytania ofertowego wybrać przycisk “Wyślij zapytanie ofertowe jako e-mail”, a adres e-mail uzupełni się automatycznie.

7. Czy mogę przekazać to samo zapytanie ofertowe do różnych dostawców?

   Tak, zapytanie ofertowe możesz skopiować i przesłać do kolejnych dostawców z listy. W podglądzie wybierz przycisk “Kopiuj”, ustaw nowego dostawcę i zapisz formularz. Jeżeli zapytań ma być więcej, to dla każdego z nich stwórz nowy rekord poprzez skopiowanie poprzedniego.

8. Jak dodać materiał do zamówienia, którego nazwy nie ma w bazie danych?

   Jeśli chcesz dodać materiał, którego nazwy nie ma w bazie systemowej, skorzystaj z zielonego przycisku “Utwórz”, który automatycznie doda materiał do listy bez konieczności zamykania aktualnie wyświetlonego formularza.

9. Czy mogę korzystać z materiałów, dla których zostanie wystawiona później faktura zbiorcza z kilku dostaw?

   Tak, zamówiony towar zostaje dodany do listy magazynowej po dostarczeniu go przez dostawcę. Nie ma konieczności blokowania materiałów do czasu wystawienia faktury zbiorczej, można z niego korzystać. Dla tych materiałów nie zostaje wpisana do systemu ich cena zakupu, tylko sama ilość. Po uzupełnieniu cen zakupu na podstawie faktury ich koszt zaliczy się w koszty projektów na których zostały wygenerowane rozchody.

10. Jak zmienić status zamówienia na “Dostarczone”?

    Przejdź do menu “Materiały -> Zakupy” i wybierz zamówienie w którym chcesz zmienić status. Kliknij w przycisk “Wyświetl”, a następnie w formularzu wybierz opcję statusu “Dostarczone” i zapisz zmiany.

11. Po czym poznam, że zamówienie nie zostało zafakturowane?

    Niezafakturowane zamówienie będzie posiadało tylko jedną nazwę dokumentu np. dowód dostawy oraz pole “Razem (Cała faktura)” pozostanie nieuzupełnione. Można przefiltrować listę zakupów po statusie wystawienia faktury.

12. Czy system zapamiętuje ostatnią cenę zakupu towarów podczas tworzenia wycen?

    Tak, ostatnia wprowadzona do systemu wartość zakupu danego towaru będzie sugerowana automatycznie w kolejnej tworzonej wycenie. Kwotę tą można zawsze zmienić.

13. Po czym poznam kończący się materiał na magazynie?

    Materiały, których stan magazynowy spadł poniżej wartości minimalnej, są wyróżnione na liście magazynowej kolorem czerwonym.

14. Potrzebuję więcej materiału niż jest na magazynie, co mam zrobić?

    Wybierz dostępną ilość i zapisz rozchód materiału, a dla brakującej ilości stwórz rekord dotyczący zapotrzebowania na dany materiał.

15. Jak mogę zdefiniować ilość materiału, jeśli rozchód dotyczy niepełnej jednostki?

    Jeśli rozchód materiału dotyczy niepełnej jednostki, zdefiniujesz tą ilość za pomocą wartości ułamkowej, określonej w sposób dziesiętny np. 0.5 sztuki, wpisując ją po kropce.

16. Jak mogę zgłosić zapotrzebowanie na materiał, który nie znajduje się na liście magazynowej?

    Jeśli materiał nie znajduje się na liście magazynowej, najpierw dodaj go do listy, a następnie zgłoś zapotrzebowanie na ten materiał.

17. Co to oznacza, że zapotrzebowanie na sprzęt jest przypisane do konkretnego projektu lub klienta?

    Przypisanie zapotrzebowania na sprzęt do konkretnego projektu lub klienta oznacza, że zgłoszenie dotyczy sprzętu potrzebnego do realizacji określonego zadania lub usługi, wybranej z listy rekordów “Projekt” lub “Klient”.

18. Jak mogę określić termin, do którego moje zapotrzebowanie na materiał lub sprzęt powinno zostać zrealizowane?

    Termin, do którego zapotrzebowanie na materiał lub sprzęt powinno zostać zrealizowane, określisz w formularzu zgłaszania zapotrzebowania poprzez uzupełnienie pola “Potrzebny dnia” lub “Sprzęt potrzebny od dnia”.

19. Co oznacza kolumna “Żądana ilość” w rekordach menu “Magazyn -> Lista”?

    Kolumna “Żądana ilość” w rekordach menu “Magazyn -> Lista” pokazuje ilość materiału potrzebną do realizacji rozpoczętych zleceń na które zostało zgłoszone zapotrzebowanie.

20. Co oprócz niskiego stanu magazynowego wskazywać mogą rekordy podświetlone na kolor czerwony ?

    Kolorem czerwonym podświetlone są również te rekordy w których ilość materiału na magazynie jest niższa niż zgłaszane zapotrzebowania.

21. Czy istnieje możliwość zgłoszenia zapotrzebowania na kilka materiałów lub sprzętów jednocześnie za pomocą jednego rekordu w systemie?

    Nie, każde zgłaszane zapotrzebowanie może dotyczyć tylko jednego rodzaju materiału lub sprzętu na jeden rekord wprowadzany do systemu. Pracownik potrzebujący kilku materiałów lub sprzętów jednocześnie musi wprowadzić każde z nich oddzielnie jako nowy rekord.

22. W jaki sposób rejestrowane zostają w systemie realizacje zapotrzebowań na materiał, przypisane do pracownika, serwisu oraz projektu?

    Dla pracownika i serwisu, zapotrzebowanie odnotowane zostanie jako zużycie (rozchód materiału). Przypisane do projektu stworzy rekord z “Przesunięciem magazynowym” ze statusem “Oczekuje” (oczekuje na przygotowanie i przewiezienie).

23. Po czym poznam, że zgłoszenie zapotrzebowania może zostać zrealizowane?

    Przy rekordach ze zgłoszeniami dla których ilość materiałów jest wystarczająca, widoczny jest zielony przycisk “Realizuj”.

24. Czy muszę podać konkretną nazwę wyposażenia, którego potrzebuję?

    Nie, nazwa wyposażenia nie musi być identyczna z pozycjami znajdującymi się w magazynie firmy. Możesz ją wpisać dowolnie. Pracownik odpowiedzialny za realizację zapotrzebowań, odpowiednio dobierze sprzęt spośród dostępnych na magazynie.

25. Dlaczego nie mogę edytować rekordów na liście ze zgłoszeniami zapotrzebowań?

    Rekordy ze zgłoszeniami zapotrzebowania dla których została rozpoczęta ich realizacja (częściowa lub całościowa) nie mogą być edytowane. Jeżeli chcesz wprowadzić zmiany w ilościach, poinformuj osobę odpowiedzialną za realizację zgłoszeń lub stwórz nowe zgłoszenie.

26. Gdzie mogę sprawdzić ile zostało jeszcze niezrealizowanego zapotrzebowania zgłoszonego przez pracownika?

     Jeśli ilość materiału na magazynie nie jest wystarczająca, aby całkowicie zrealizować zgłoszone zapotrzebowanie, to realizacja zapotrzebowania pozostaje na liście rekordów “Częściowo zrealizowano” z informacją o ilości dotychczas zrealizowanych sztuk.

27. Co zrobić, jeśli pracownikowi zależy na konkretnym sprzęcie, a w danej chwili nie jest on dostępny?

    Należy sprawdzić termin jego zwrotu na liście “Rejestr wypożyczenia” i poinformować pracownika od kiedy mógłby być on dostępny do wypożyczenia.

28. Co należy zrobić, jeśli osoba wypożyczająca sprzęt nie należy do żadnej z grup pracowników ani podwykonawców?

    Jeśli osoba wypożyczająca sprzęt nie należy do żadnej z grup pracowników ani podwykonawców, jej dane możesz wpisać w polu “Inny -> Kto jest odpowiedzialny”.

29. Co zrobić w przypadku, gdy sprzęt jest już wypożyczony lub znajduje się w serwisie, a chcę go wypożyczyć?

    Musisz zgłosić na niego zapotrzebowanie. Po jego zwrocie na magazyn wyposażenia, twój wniosek będzie mógł być dopiero wówczas zrealizowany, przez osobę odpowiedzialną za przydział i wypożyczanie sprzętu.

30. Jak sprawdzić lokalizację wypożyczenia rodzaju wyposażenia, np. wiertarek?

    Lokalizację konkretnego rodzaju wyposażenia można sprawdzić poprzez przejrzenie wszystkich rekordów w sekcji “Sprzęt -> Rejestr wypożyczenia”, wpisując jego nazwę w polu “Szukaj”.

31. Czy mogę wypożyczyć pracownikowi więcej niż jeden sprzęt za jednym razem?

    Tak, możesz wypożyczyć kilka sprzętów jednocześnie, korzystając z przycisku “Wydaj kilka sprzętów za jednym razem”, który jest dostępny nad listą w menu “Sprzęt -> Rejestr wypożyczenia”. Wystarczy, że dla pola “Sprzęt” wybierzesz kolejno nazwy wyposażenia z listy i zapiszesz formularz.

32. Czy muszę zwrócić wszystkie sprzęty w jednym terminie?

    Nie, dla każdego wypożyczonego sprzętu możesz zgłaszać odroczenia terminów zwrotów, ponieważ każde z nich zostaje zapisane w systemie jako oddzielny rekord.

33. Co to jest magazyn źródłowy i magazyn docelowy widoczny podczas tworzenia przesunięcia magazynowego?

    Magazynem źródłowym określa się jako miejsce, z którego zostanie odebrany potrzebny materiał, natomiast magazyn docelowy wskazuje miejsce, do którego materiał z magazynu źródłowego zostanie przetransportowany.

34. Jak mogę sprawdzić ile powinno być dostępnego materiału, na który chcę zgłosić przesunięcie magazynowe?

    Przy nazwie materiału widocznego na wysuwalnej liście w polu “Pozycja magazynowa”, w nawiasie określona jest jego ilość, która powinna się znajdować na magazynie źródłowym podczas tworzenia przesunięcia magazynowego.

35. Czy mogę zgłosić odbiór wszystkich materiałów z projektu, który się zakończył?

    Tak, tworząc przesunięcie magazynowe określ magazyn źródłowy nazwą projektu z którego chcesz, aby został zabrany niewykorzystany materiał. Za pomocą przycisku “Nowy” dodawaj kolejno wszystkie widoczne na liście pozycje magazynowe, wpisując w polu “Ilość” liczbę z nawiasu.

36. Dlaczego zmiana statusów przesunięć magazynowych jest istotna w systemie?

    Zmiana statusów przesunięć magazynowych jest istotna w systemie, ponieważ umożliwia śledzenie postępu i aktualnego stanu każdego przemieszczenia towaru. Dzięki temu zapewniona jest lepsza kontrola nad magazynem oraz przejrzystość w monitorowaniu historii ruchu materiałów.

37. Jak mogę zmienić status przesunięcia magazynowego w systemie?

    Aby zmienić status przesunięcia magazynowego, otwórz listę wpisów w menu “Magazyn -> Przesunięcia” i przy wybranym rekordzie kliknij w nazwę aktualnego statusu i dokonaj zmiany na nowy status.

38. Czym różnią się sposoby opisywania stanu licznika, określające “całość” i “część” zużycia sprzętu?

    ”Całość” określa pełen stan licznika spisany w momencie zwrotu sprzętu. “Część” natomiast jest to wartość odpowiadającą różnicy między stanem licznika w dniu zwrotu, a stanem licznika w dniu jego wypożyczenia, czyli określa konkretną jednostkę jaka została wykorzystana na czas wypożyczenia.

39. Czy samo zgłoszenie odroczenia zwrotu wyposażenia wystarczy, aby móc zwrócić sprzęt w późniejszym terminie?

    Nie, samo złożenie wniosku nie wystarczy, aby przedłużyć termin jego zwrotu. Wniosek musi zostać zaakceptowany i dopiero po zmianie jego statusu na “Zatwierdzone” możliwe będzie oddanie go w późniejszym terminie.

40. Dlaczego muszę zwrócić sprzęt, skoro złożyłem wniosek o odroczenie?

    Najprawdopodobniej osoba odpowiedzialna za akceptowanie wniosków, nie przejrzała jeszcze Twojego wniosku lub nie wyraziła zgody na zmianę terminu jego zwrotu.

41. Po czym poznam, że sprzęt nie został zwrócony?

    Przekroczenie terminu zwrotu sprzętu, zostanie oznaczone na liście “Rejestru wypożyczenia” kolorem czerwonym. Niezwrócony sprzęt będzie zawsze posiadał przycisk “Zwrot” w polu “Data zwrotu”. Możesz dodać również aplet na swoim pulpicie z przedmiotami wymagającymi zwrotu.

42. Jak rejestrowany w systemie jest odbiór sprzętu?

    Pracownicy odpowiedzialni za odbiór sprzętu otrzymują informację kiedy i gdzie powinni odebrać wyposażenie. W zależności od sytuacji mogą go przywieźć tego samego dnia lub innego. Kiedy sprzęt wróci na magazyn wyposażenia, dopiero wtedy ostatecznie zostają oni odciążeni odpowiedzialnością za jego posiadanie. Więcej na temat sposobu rejestracji odbiorów wyposażenia, znajdziesz tutaj.

43. Wyposażenie nie wróciło na magazyn docelowy, jak sprawdzić kto był odpowiedzialny za jego odbiór i dostarczenie go do firmy?

    Przefiltruj listę rekordów w menu “Sprzęt -> Odbiór” stosując opcję “Odebrany - w dostawie do magazynu”. Przy wybranym sprzęcie widoczne są informacje kto i kiedy odebrał wyposażenie.

44. Co zrobić jeżeli po zalogowaniu się do aplikacji mobilnej na telefonie lub tablecie, w menu “Sprzęt -> Odbiór” nie widzę przycisku “Skanuj kod kreskowy “?

    Sprawdź w ustawieniach przeglądarki, czy nie została oznaczona opcja “Wersja na komputer”. Jeżeli jest włączona, odznacz ją.

45. Jakie warunki muszą być spełnione, aby móc skorzystać z funkcji czytania etykiet (kodów kreskowych) w celu odbioru wyposażenia?

    Użytkownik musi być zalogowany do systemu na urządzeniu mobilnym (tablet lub telefon) oraz mieć zainstalowany odpowiedni program obsługujący skanowanie kodów.

46. Po czym poznam, że sprzęt nie został zwrócony z serwisu?

    Wystarczy, że na liście “Sprzęt -> Magazyn” zastosujesz filtr o zmiennych “Przewidywana data zwrotu już minęła” lub “Sprzęt w serwisie”.

47. Jak rozliczyć wykorzystanie materiału z magazynu, który został użyty do naprawy serwisowej?

    W formularzu zwrotu wyposażenia z serwisu, dla pola “Do serwisu użyto materiał z naszego magazynu” wybierz materiał z listy i określ jego ilość za pomocą przycisku “Nowy”. Wykorzystany materiał zostanie odnotowany jako rozchód.

48. W jaki sposób mogę zmienić ilości materiałów na spisie inwentaryzacyjnym, które zostały wygenerowane automatycznie przez system?

    Przy każdym materiale znajduje się przycisk edycji - użyj go aby zmodyfikować ilość będącą na stanie.