Często zadawane pytania

Jak można szybko wyszukać rekord?

Wyszukiwanie rekordów na liście jest możliwe dzięki funkcjom sortowania i filtrowania, które zostały opisane szczegółowo tutaj. Najszybszym sposobem na znalezienie rekordu jest używanie filtra po nazwie.
Chcę wyeksportować plik tylko z wybranymi rekordami z listy, jak to zrobić?

Aby wyeksportować plik z wybranymi rekordami z listy, zaznacz interesujące Cię wpisy (w pierwszej kolumnie) przed kliknięciem przycisku “Eksportuj”. Następnie, użyj opcji “Wybrane wiersze” z wysuwanej listy przycisku “Eksportuj”. Wyeksportowany plik będzie zawierał jedynie zaznaczone przez Ciebie rekordy.
Czy można skopiować już istniejący rekord, zmieniając w nim tylko część danych?

W systemie można skopiować za pomocą przycisku “Kopiuj” tylko te rekordy, których dotyczy cykliczność zdarzeń. Dla rekordów spoza wymienionych poniżej modułów, skopiowanie polega na utworzeniu nowego wpisu z identyczną nazwą, a system może sugerować duplikaty do weryfikacji. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Moduły umożliwiające szybkie kopiowanie rekordów to m.in.:
1. CRM -> Spotkania, Telefony, Zadania (zmiana terminu dla wpisanego zdarzenia).
2. Sprzęt -> Lista (tym samym nazwom towarów można nadać inny numer seryjny).
3. Magazyn -> Zakupy, Inwentaryzacje (zmiana daty dla ponownego zamówienia i spisu stanu magazynowego).
Dlaczego nie mogę usunąć rekordu z listy?

Nie można usunąć rekordów z systemu, jeśli istnieje choć jedno powiązanie, np. nie można usunąć sprzętu dla którego istnieje wypożyczenie sprzętu przez pracownika.
Czym różni się filtrowanie szczegółowe rekordów na liście od szybkiego wyszukiwania?

W filtrowaniu szczegółowym można określić i doprecyzować konkretne kryteria według których lista zostaje przefiltrowana. Szybkie wyszukiwanie pozwala odszukać jedynie wpis po nazwie, gdzie zakres ten będzie ograniczony i mniej szczegółowy niż podczas wyszukiwania szczegółowego.
Jaka jest różnica pomiędzy przyciskiem “Lista”, a “Wróć”. Czy to nie jest to samo?

Obydwa przyciski pełnią inne funkcje w systemie.

Przycisk “Lista” przenosi użytkownika z aktualnie przeglądanego rekordu z powrotem do listy rekordów w danym module systemu. Na przykład, jeśli jesteś w szczegółach danego kontaktu, naciśnięcie tego przycisku spowoduje powrót do listy wszystkich kontaktów w module CRM.

Przycisk “Wróć” działa na zasadzie historii przeglądarki internetowej, przenosząc użytkownika z aktualnego rekordu z powrotem do poprzednio przeglądanego rekordu, niezależnie od modułu. To jak cofanie się o krok w historii przeglądarki, gdzie wracasz do poprzedniej strony lub rekordu.
Czy usunięty rekord można odzyskać?

Usunięte rekordy można łatwo przywrócić na pierwotne listy, z których zostały usunięte. Procedura przywracania usuniętych rekordów została szczegółowo opisana tutaj.
Jak usunąć z listy kilka rekordów jednocześnie?

Usuwanie kilku rekordów na raz z listy odbywa się za pomocą metody wsadowej, szczegółowo opisanej tutaj. System umożliwia usunięcie rekordów znajdujących się na jednej podstronie systemu.
Gdzie wyświetlane zostają rekordy oznaczone jako “Ulubione”?

Zbiorcza lista wszystkich ulubionych rekordów generuje się automatycznie i pozostaje dostępna po kliknięciu ikony gwiazdki na pasku u góry ekranu, a następnie “Ulubione”.

Rekord oznaczony jako “Ulubiony” na liście ma aktywny przełącznik w kolumnie o tej samej nazwie. Listę rekordów można przefiltrować wyświetlając tylko ulubione poprzez kliknięcie strzałki obok przycisku filtruj, a następnie wybranie “Wyświetlaj tylko ulubione”.
Czy można posegregować rekordy na liście w kolejności alfabetycznej?

Listę rekordów można dowolnie segregować, korzystając z metod opisanych tutaj. Wpisy na liście możemy sortować alfabetycznie od A do Z (rosnąco) lub od Z do A (malejąco), korzystając z odpowiedniej strzałki w kolumnie wybranej nazwy.
Chcę wyświetlić na liście tylko te rekordy firm lub kontaktów, które należą do jednej i tej samej grupy, jak to zrobić?

Rekordy tej samej grupy można wyświetlić na liście, używając funkcji filtrowania kolumn według powiązań. Wystarczy wybrać docelową grupę z rozwijanej listy za pomocą ikony “lejka” przy odpowiedniej nazwie kolumny lub w filtrowaniu szczegółowym.
Czym różni się wybór “Anuluj” od “Wszystkie” na liście filtrowania rekordów?

”Anuluj” na wysuwanej liście usuwa ostatni używany filtr i przywraca ustawienia domyślne. W przypadku gdy ustawienia domyślne nie wyświetlają wszystkich rekordów należy wybrać opcję “Wszystkie”, aby zobaczyć wszystkie rekordy.
Dlaczego po wpisaniu i wyszukaniu rekordów na liście z zastosowaniem tzw. filtru szczegółowego nie mogę powrócić do pierwotnej listy z rekordami?

Powrót do pierwotnej listy z rekordami będzie możliwy po usunięciu wszystkich oznaczonych filtrów podczas wyszukiwania. Aby anulować filtr szczegółowy, kliknij przycisk “Cofnij zmiany” nad tabelą wyszukiwania, obok przycisku “Szukaj”.
Jakie dodatkowe elementy są dostępne w zakładce “Więcej” obok innych zakładek wyświetlanego rekordu?

Zakładka “Więcej” umożliwia rozwinięcie pełnej listy dostępnych funkcji związanych z wyświetlonym rekordem. Ilość zakładek może się różnić w zależności od rodzaju rekordu.
Do czego służy numer ID widoczny w podglądzie rekordu?

Numer ID nadany rekordowi na liście służy do jednoznacznej identyfikacji danego rekordu w bazie danych systemu. Jest to unikalny identyfikator, który umożliwia szybkie i precyzyjne odnalezienie konkretnego rekordu wśród innych. Wystarczy wpisać nadany numer ID w formularzu wyszukiwania szczegółowego, a system zlokalizuje i wyświetli ten rekord.
Czy każdy użytkownik może tworzyć, edytować i usuwać rekordy w systemie?

Nadawanie uprawnień użytkownikom systemu jest zadaniem administratora, który w zależności od pełnionych ról, określa zakresy i kompetencje systemowe dla poszczególnych użytkowników. Oznacza to, że nie każdy użytkownik systemu musi posiadać wszystkie z możliwych opcji systemowych.
Dlaczego nie widzę zakładki o nazwie “Historia”?

Upewnij się, czy masz odpowiednie uprawnienia, aby uzyskać dostęp do historii rekordów. Administrator może przypisać dostęp do historii rekordów wybranym użytkownikom.
Jak sprawdzić ile łącznie rekordów zawiera wybrany na liście moduł?

W lewej dolnej części ekranu, tuż pod wyświetloną tabelą rekordów, znajduje się informacja o łącznej liczbie wszystkich rekordów. Liczba ta obejmuje wszystkie wpisy na danej liście wg. ustawionego filtra i uprawnień aktualnie zalogowanego użytkownika. Aby sprawdzić łączną ilość administrator musi wyświetlić wszystkie rekordy i odczytać tą ilość.
Jak dodać prywatny adres e-mail pracownika do jego konta użytkownika w systemie?

Pamiętaj, że konfiguracji konta użytkownika w systemie może dokonać tylko administrator. Adres e-mail wpisany w profilu użytkownika służy do rejestracji konta w Contractors.es. Informacje i komunikaty systemowe są wysyłane na podany adres e-mail użytkownika, dostępny tylko dla właściciela poczty elektronicznej. W jego kontakcie dodatkowo można wpisać inne adresy e-mail.
Czy wiadomości wysyłane za pomocą poczty e-mail dostępnej na serwerze zewnętrznym, będą widoczne na liście modułu “Kolejka e-mail”?

Tak, wszystkie wiadomości przechodzące przez skrzynkę pocztową e-mail, która została skonfigurowana do systemu Contractors.es będą widoczne na liście modułu “Kolejka e-mail”. Pamiętaj, że konfiguracja poczty e-mail ma na celu jedynie odczytywanie i archiwizację dostarczanych wiadomości. Odpowiadanie na przychodzące wiadomości oraz tworzenie nowych odbywa się poprzez program pocztowy (np. Outlook, Thunderbird) lub stronę internetową dostawcy poczty.
Po czym poznać, że wiadomość została zarchiwizowana?

Zarchiwizowana wiadomość w kolumnie “E-mail dołączony do” posiada informację o miejscu do którego została przeniesiona. E-maile bez tego oznaczenia nie zostały jeszcze zarchiwizowane.
Skąd mogę pobrać parametry do konfiguracji programów pocztowych?

Parametry do konfiguracji programów pocztowych zależą od dostawcy usług pocztowych (np. Gmail, Yahoo, Outlook) oraz od używanego protokołu pocztowego (np. IMAP, POP3). Musisz odwiedzić witrynę internetową dostawcy poczty i znaleźć sekcję dotyczącą konfiguracji konta pocztowego. Zazwyczaj tam udostępniane są niezbędne informacje, takie jak serwery poczty przychodzącej i wychodzącej, porty, protokoły itp. Pamiętaj jednak, że dokładne parametry mogą różnić się w zależności od regionu, a dostawcy czasem dokonują zmian. Dlatego zawsze dobrze jest sprawdzić najnowsze informacje na stronie internetowej dostawcy poczty.
Ilu użytkowników w systemie może korzystać z jednej skrzynki e-mail?

Nie ma ograniczeń co do ilości użytkowników korzystających z jednej skrzynki e-mail.
Co oznacza czerwone i niebieskie kółeczko widoczne przy ikonce skrzynki e-mail w panelu administracyjnym u góry ekranu?

Graficzne oznaczenia przy ikonie poczty e-mail na górnym panelu administracyjnym zmieniają się w zależności od statusu wiadomości e-mail.

Czerwone kółko oznacza liczbę nieodczytanych wiadomości na serwerze odebranych w ciągu ostatnich 30 dni.

Niebieskie kółko - to zauważone nowe wiadomości w ciągu ostatnich pięciu minut na serwerze pocztowym, obejmujące wiadomości przychodzące i wychodzące (z wyłączeniem wiadomości należących do grup o nazwie “Pomijaj foldery”).
Czy wiadomości zarchiwizowane zostają automatycznie usuwane przez system ze skrzynki odbiorczej?

Archiwizacja wiadomości e-mail do Contractors.es kopiuje wiadomość do systemu nie ingerując w skrzynkę pocztową - reasumując wiadomość zostaje na serwerze pocztowym w takim stanie jak była.
Ile razy mogę archiwizować jedną i tą samą wiadomość?

System umożliwia nieograniczoną ilość archiwizacji dla jednej wiadomości. Przy wyborze miejsca jej przeniesienia zawsze sprawdź, do jakich rekordów wiadomość została już przeniesiona. Informacje te znajdziesz w kolumnie “E-mail dołączony do”. Zarchiwizowane wiadomości pozostają widoczne w module „E-mail → Kolejka” przez 30 dni od wysłania/odebrania e-mail. W tym okresie można je zarchiwizować pierwszy raz. Zarchiwizowany e-mail można w okresie późniejszym przypiąć do innych rekordów.
Jak mogę utworzyć nowy rekord na liście?

Tworzenie i usuwanie rekordów na liście jest jednolite w całym systemie. Aby dodać nowe rekordy na liście, skorzystaj z przycisku “Nowy”, znajdującego się w prawym górnym rogu ekranu.
Jak usunąć ostatnio ustawiony sposób segregowania lub filtrowania rekordów na liście?

W zależności od użytego sposobu filtrowania lub segregowania rekordów, powrót do ostatnio zastosowanych ustawień jest możliwy poprzez:
- przycisk “Resetuj” w filtrze kolumnowym według możliwych powiązań,
- opcję “Anuluj” dostępną na rozwijalnej liście podczas filtrowania według różnych cech rekordów,
- przycisk “Cofnij zmiany” w filtrze szczegółowym,
- usunięcie wpisanej nazwy w polu “Szukaj” podczas szybkiego wyszukiwania.
Co oznacza archiwizacja wiadomości e-mail i jak jej używać?

Archiwizacja wiadomości e-mail polega na kopiowaniu i przechowywaniu wiadomości w taki sposób, aby umożliwić ich łatwe odnalezienie w przyszłości. Schemat przenoszenia wiadomości do archiwum jest prosty w obsłudze i został szczegółowo opisany tutaj.
Jak generować dokumenty w formacie PDF na podstawie wybranego rekordu?

Generowanie plików w formacie PDF jest dostępne jedynie dla wybranych rekordów systemowych. Dokumenty mogą zostać przesłane, zapisane, bądź wydrukowane do podpisania i archiwizacji w dokumentacji firmy, w zależności od powstałych potrzeb. W podglądzie wybranych rekordów widoczne będą dodatkowe przyciski funkcyjne o nazwach: “Pobierz zamówienie w PDF”, “Pobierz PDF” oraz “Pobierz zapytanie ofertowe w PDF”. Do tego rodzajów wpisów z opisywaną funkcją można zaliczyć rekordy należące do modułów:
- Sprzęt -> Rejestr wypożyczenia,
- Magazyn -> Zakupy/ Przesunięcia/ Inwentaryzacje,
- Kontrakty -> Weryfikacja materiałów/ Faktury.
Jak dodawać rekordy do listy ulubionych?

Wystarczy, że przy wybranym wpisie w kolumnie “Ulubione” przesuniesz przełącznik na aktywny.
W jaki sposób usuwać na stałe rekordy z systemu?

Treść usuniętych z listy rekordów można przeglądać oraz przywracać na pierwotną listę z której zostały one usunięte według opisu zamieszczonego tutaj. Nie można usunąć na trwałe z systemu wcześniej skasowanych wpisów ze względu na:
- zapisaną historię zmian w której można śledzić kto i kiedy dokonywał modyfikacji,
- całkowitą utratę ważnych informacji w sytuacji przypadkowego ich usunięcia,
- ochronę i bezpieczeństwo przed usunięciem przez osoby bez odpowiednich uprawnień.
Czy mogę edytować rekord i jak to zrobić?

Nie każdy ma prawo do edycji każdego rekordu. Jeżeli masz wystarczające uprawnienia to rekord można edytować na dwa sposoby:
- wybierając przycisk “Edytuj” w tabeli rekordów,
- klikając w nazwę rekordu, a następnie wybierając niebieski przycisk “Edytuj” w prawym górnym rogu ekranu.
Po wprowadzeniu zmian należy pamiętać o zapisaniu formularza. W przeciwnym razie wprowadzone wpisy nie zostaną zachowane w systemie. Więcej na temat podstawowych akcji związanych z rekordami znajdziesz tutaj.
Jak dodać nową zakładkę na pulpicie?

Aby dodać nową zakładkę na pulpit, należy przejść do edycji pulpitu, kliknąć przycisk “Nowy”, wpisać nazwę zakładki i potwierdzić jej dodanie.
Jakie są główne zadania apletów w systemie?

Aplety to graficzne komponenty widoczne na pulpicie, umożliwiające szybki dostęp do ważnych funkcji i informacji. Ich zadaniem jest ułatwienie codziennej pracy i zwiększenie efektywności użytkowania systemu.
Jak można przenieść aplet z jednej zakładki do drugiej?

Aby przenieść aplet z jednej zakładki do drugiej, należy przejść do jego ustawień, następnie w polu o nazwie “Pulpit” wybrać docelową nazwę zakładki i zapisać zmiany.
Jak dodać aplet na pulpicie?

Najprostszym sposobem dodania nowego apletu na pulpit jest wybór przycisku “Nowy aplet” i uzupełnienie formularza. Jeżeli dla wybranego rodzaju apletu istnieje konieczność uzupełnienia pól dodatkowych, system poinformuje Cię o tym odpowiednim komunikatem. Więcej na temat dodawania apletów na pulpicie, znajdziesz tutaj.
W którym miejscu na pulpicie będzie widoczny dodawany aplet?

Dodawane aplety automatycznie ustawiają się na dole tej kolumny, do której je dodano. W formularzu możesz określić jedynie rodzaj kolumny. Jeżeli chcesz przesunąć aplet na wyższą pozycję, wystarczy chwycić kursorem ramkę apletu, przesunąć go w miejsce docelowe i puścić kursor.
Czy mogę zmienić kolejność ułożenia apletów na pulpicie?

Tak, kolejność ułożenia apletów na liście możesz zmienić, wybierając jeden z możliwych sposobów:
- chwycić kursorem wybrany aplet, przesunąć go w miejsce docelowe i puścić kursor,
- przejść do edycji pulpitu, przy wybranej zakładce w której znajduje się dany aplet kliknąć w przycisk akcji “Wyświetl” i przesunąć go za pomocą ikonki “kropek” w górę lub w dół.
Aplety można przesuwać (zmieniać kolejność) jedynie w obrębie danej zakładki.
Czy dane w usuniętym aplecie zostaną utracone?

Dane w usuniętym aplecie nie zostaną utracone i po ponownym dodaniu apletu na pulpit, będą w nim widoczne.
Czy aplety na pulpicie mogą się powtarzać?

System pozwala na dodawanie wielu apletów tego samego typu. Jeżeli w ustawieniach apletu istnieją filtry pozwalające na inne wyświetlanie danych, warto je określić w celu wyświetlenia tylko informacji nas interesujących.
Gdzie można znaleźć notki i pliki w systemie?

Notki, pliki oraz dokumenty są widoczne w podglądzie rekordu w zakładce “Załączone”.
Jak można dodać nową notkę lub plik do rekordu w systemie?

Aby dodać notkę lub plik, należy przejść do zakładki “Załączone” w wybranym podglądzie rekordu. Następnie wybrać opcję “Notki i pliki” i kliknąć w przycisk “Nowy”. Po uzupełnieniu formularza, należy pamiętać o wgraniu pliku z dysku i zapisaniu go za pomocą przycisku “Zatwierdź”.
Jakie są korzyści wynikające z załączania dokumentów i plików do rekordów w systemie?

Załączanie dokumentów i plików do rekordów umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do niezbędnych danych, co ułatwia podejmowanie odpowiednich decyzji opartych na pełnej dokumentacji.
Jak można zaakceptować lub odrzucić dokument do akceptacji w systemie?

Aby zaakceptować lub odrzucić dokument do akceptacji, należy przejść do sekcji “Dokumenty akceptowalne” (lub spojrzeć na aplet dokumentów akceptowalnych na pulpicie) i wybrać dokument, który chcemy przejrzeć przed dokonaniem decyzji o jego akceptacji lub też nie.
Co się stanie, jeśli dokument nie zostanie zaakceptowany przez wszystkie role uprawnione do jego akceptacji?

Jeśli dokument nie zostanie zaakceptowany przez wszystkie role uprawnione do jego akceptacji, zostanie on oznaczony jako “Odrzucony” i może być ponownie zaakceptowany po edycji.
Czy można ustawić wybraną notkę na początku listy z notatkami, aby była zawsze widoczna?

Podczas tworzenia notki w wybranym rekordzie, wystarczy w polu “Przyklejona” ustawić opcję “Aktywny”.
Dlaczego nie wszyscy mają dostęp do wpisów z notatkami?

Podczas dodawania kategorii notek i plików administrator może określić osoby uprawnione do przeglądania wpisów w danej kategorii. W ten sposób nie każdy będzie mógł mieć dostęp do każdej załączonej treści.
W jaki sposób mogą być widoczne komunikaty w rekordach systemu?

Komunikat z treścią notatki może być widoczny nad listą wszystkich rekordów lub w podglądzie wybranego z nich.
Do czego służą typy komunikatów?

Typy komunikatów określają formę ich przekazu, zdefiniowaną kolorem tła.
Dlaczego nie w każdym rekordzie można dodać dokument akceptowalny?

Dokumenty akceptowalne mogą być dodawane tylko do tych rekordów, w których administrator systemu ustawił możliwość ich załączenia poprzez ustawienia kategorii dokumentów.