Przejdź do treści
Contractors.es

Baza kontaktów i firm

Działy dotyczące sekcji w menu o nazwie “Kontakty, Firmy i Pracownicy” to miejsca w systemie, gdzie przechowywane są informacje dotyczące kontaktów biznesowych, firm oraz pracowników. Skuteczne zarządzanie relacjami z klientami, partnerami i personelem, umożliwia efektywne działania, które przekładają się na sprawną działalność przedsiębiorstwa.

Katalog firm

W sekcji “Firmy” użytkownicy mają możliwość zarządzania informacjami dotyczącymi partnerów biznesowych, klientów oraz kontrahentów. Tutaj można dodawać nowe wpisy firm, edytować istniejące oraz ewentualnie usuwać niepotrzebne rekordy. Poniżej przedstawiono kolejność kroków dla każdej z wymienionych możliwości.

Dodawanie nowej firmy do systemu odbywa się według schematu:

  1. Otwórz w menu sekcję “CRM -> Firmy” i kliknij w przycisk “Nowy”.

  2. Uzupełnij formularz, zwracając uwagę na pola:

  • Nazwa firmy: Nazwa po której będzie możliwe wyszukiwanie firmy w rekordach.

  • Grupy: Przypisanie firmy do jednej z grup określającej charakter przedsiębiorstwa np. Dostawca, Klienta, Podwykonawca. Grupy są definiowane przez administratora zgodnie z opisem tutaj.

  • Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Firmy” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

  1. Zapisz dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

Kontakty powiązane z dodaną firmą, wprowadzisz do systemu zgodnie z ustaloną kolejnością:

  1. Wybierz firmę z listy widocznej w menu “CRM -> Firmy” do której chcesz dodać kontakt.

  2. Kliknij zakładkę „Kontakty” i wybierz odpowiednią grupę kontaktów np. “Kontakty”, “Byłe Kontakty”, dla których definicja jest następująca:

  • Kontakty: Pracownicy aktualnie zatrudnieni w tej firmie, pełniący określoną rolę.

  • Byłe Kontakty: Dane osób, które były wcześniej zatrudnione w firmie. Ich dane pozostają w systemie, co ułatwia dalszą komunikację lub ewentualną współpracę.

  1. Dodaj dane kontaktowe w jednej z wybranych zakładek, zwracając uwagę na pola:

  • Tytuł: Nazwa pełnionego stanowiska, np. Księgowa, Kierownik produkcji.

  • Byli pracodawcy: Możesz opcjonalnie wybrać firmę, w której “Kontakt” pracował wcześniej. Jednak firma musi już istnieć w Twojej bazie danych firm.

  • Grupy: Dotyczy wyboru z listy tylko w sytuacji, gdy “Kontakt” należy do konkretnej grupy spośród dostępnych opcji. Grupy definiuje administrator zgodnie z opisem tutaj.

  • Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Kontaktu” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

UWAGA: Jeśli kontakt był wcześniej zatrudniony w innej firmie, która jest już w naszej bazie danych, możesz wybrać ją z listy w polu “Byli pracodawcy”. Powiązanie zostanie uwzględnione również w zakładce “Byłe Kontakty” dla tej firmy.

PAMIĘTAJ: Przy edycji i usuwaniu pracownika z danej firmy automatycznie doda się ona do byłych pracodawców. Nie musisz ręcznie dodawać takiej firmy.

  1. Zapisz formularz przyciskiem “Zatwierdź”.

UWAGA: Jeśli firma w Twojej bazie danych, działa jako agencja pracy, możesz dodać do niej “Kontakt” i oznaczyć go jako pracownika Twojej firmy, postępując zgodnie z opisem dostępnym tutaj.

Edytowanie danych firmy na liście rekordów wykonasz na dwa sposoby:

Sposób I:

  1. Wybierz na liście firmę, której dane chcesz edytować.

  2. Użyj przycisku akcji “Edytuj”, wprowadź zmiany i zapisz używając “Zatwierdź”.

Sposób II:

  1. Przejdź do podglądu wpisu wybranej firmy na liście za pomocą przycisku akcji “Wyświetl”.

  2. Kliknij w przycisk “Edytuj”, następnie wprowadź i zapisz formularz ze zmianami używając “Zatwierdź”.

PAMIĘTAJ: Kliknięcie nazwy firmy na liście równoznaczne jest z użyciem przycisku akcji “Wyświetl”.

Usuwanie firmy z listy jest możliwe tylko wtedy, gdy w rekordzie jest widoczny przycisk akcji “Usuń”, co oznacza brak powiązań tej firmy z innymi ważnymi rekordami w systemie.

UWAGA: Dane w rekordach, które zostały usunięte, mogą być ponownie dostępne po ich przywróceniu z kosza przez Administratora systemu.

Przywracanie usuniętych rekordów odbywa się według kolejności:

  1. Na liście z firmami zastosuj filtr z wyborem opcji “Kosz”.

  1. Przy rekordzie, który chcesz przywrócić kliknij w przycisk akcji “Przywróć”.

  2. Wybrana Firma pojawi się z powrotem na liście w menu “CRM -> Firmy”.

Katalog kontaktów

W sekcji “Kontakty” przechowywane są informacje o osobach współpracujących z nami, zatrudnionych lub niepowiązanych z naszą działalnością. Aby dodawać nowe kontakty, przypisywać im firmy lub edytować oraz usuwać istniejące rekordy, należy postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami.

Dodawanie nowego kontaktu do systemu odbywa się według schematu:

  1. Otwórz w menu sekcję “CRM -> Kontakty” i kliknij w przycisk “Nowy”.

  2. Uzupełnij formularz, zwracając uwagę na pola:

  • Imię, Nazwisko: Dane personalne po których będzie możliwe wyszukanie kontaktu w rekordach.

  • Grupy: Przypisanie kontaktu do jednej z grup określającej jego stanowisko np. Kosztorysant, Księgowy, Brygadzista.

  • Uprawnienia: Dostęp do tworzonego wpisu “Kontaktu” np. Publiczne, Publiczne tylko do odczytu oraz Prywatne. Więcej o uprawnieniach znajdziesz tutaj.

  1. Zapisz dane za pomocą przycisku “Zatwierdź”.

UWAGA: Pracownik dodający Kontakt może również przypisać go do grupy Pracowników, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia (rola “HR”). W tym celu należy użyć zakładki “HR” i wpisać zatrudnienie.

Firmy powiązane z dodanym Kontaktem, ustawisz w następującej kolejności:

  1. Wybierz kontakt z listy widoczny w menu “CRM -> Kontakty” do którego chcesz dodać firmę.

  2. W podglądzie rekordu dla pola „Firma” wybierz nazwę firmy dostępną na liście.

UWAGA: Na liście będą widoczne jedynie firmy wpisane do systemu, których adresy mogą zostać skopiowane zgodnie z danymi podanymi podczas tworzenia rekordu firmy w systemie. W tym celu użyj przycisku “Kopiuj adres” po wybraniu interesującej Cię firmy.

  1. Zapisz formularz klikając przycisk „Zatwierdź”.

Edytowanie danych kontaktowych na liście rekordów wykonasz w ten sam sposób co edycję danych firm.

PAMIĘTAJ: Kliknięcie nazwy kontaktu na liście równoznaczne jest z użyciem przycisku akcji “Wyświetl”.

Usuwanie kontaktu z listy jest możliwe tylko wtedy, gdy w rekordzie jest widoczny przycisk akcji “Usuń”, co oznacza brak powiązań z innymi ważnymi rekordami w systemie.

UWAGA: Dane w rekordach, które zostały usunięte, są ponownie dostępne w koszu - administrator może przywrócić taki rekord na listę kontaktów.

Przywracanie usuniętych rekordów z danymi kontaktowymi, odbywa się w ten sam sposób co przywracanie danych firm.

Dane pracownicze

Na liście pracowników znajdują się wszystkie “Kontakty” dla których w zakładce “HR” oznaczony został “Status zatrudniony”. Zarządzanie bazą pracowników będzie przebiegało w identyczny sposób jak w sekcji “Kontakty”.

UWAGA: Dostęp do listy pracowników mają użytkownicy systemu z uprawnieniami wglądu na listę katalogu kontaktów.